Datenschutzhinweise zur Kommunikation per E-Mail und Telefon
Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Im Rahmen unserer geschäftlichen Aktivitäten erfolgt neben der Kommunikation per Post eine Kommunikation per E-Mail und Telefon. Für eingehende Anfragen sind auf unserer Website E-Mail- Adressen und Telefonnummern angegeben. Für uns an Geschäftspartner und Kunden gerichtete Kommunikation werden von diesen bereitgestellte Kontaktinformationen genutzt, die in unserer Kontaktdatenbank vorliegt.
Kommunikation per E-Mail
Sofern eine Kommunikation über E-Mail erfolgt, werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Kommunikationspartners gespeichert.
- E-Mail-Adresse
- Inhalt der Nachricht
- ggf. Signatur mit
- Vor- und Nachname
- Adresse
- Telefonnummer
- Firma/Anschrift
- ggf. Anhänge
Im Zeitpunkt des Absendens bzw. des Empfangs der Nachricht werden zudem folgende Daten gespeichert:
- IP-Adresse des Nutzers
- Datum und Uhrzeit des Mailversands
- übertragene Datenmenge
- E-Mail-System des Nutzers
- Stärke der Transportverschlüsselung
- SPAM-Filter-Analyse (ggf. auch des absendenden Systems)
- Message-ID des absendenden Systems
- Antwort-E-Mail-Adresse
Bitte beachten Sie
Kommunikation über E-Mail kann trotz Transportverschlüsselung Sicherheitslücken aufweisen. Beispielsweise könnten E-Mails auf ihrem Weg durch das Internet von nicht dazu berechtigten Personen aufgehalten und eingesehen werden. Sollten wir eine E-Mail von Ihnen erhalten, so gehen wir davon aus, dass wir zu einer Beantwortung per E-Mail berechtigt sind. Ansonsten müssen wir Sie ausdrücklich auf eine andere Art der Kommunikation verweisen.
Kommunikation per Telefon
Sofern eine Kommunikation mit uns per Telefon erfolgt, werden ausgetauschte Informationen in Abhängigkeit von der Art der Anfrage in unsere Kontaktdatenbank übernommen.
- Vor- und Nachname Gesprächspartner
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Inhalt der Anfrage
- Zeitpunkt des Gesprächs
- ggf. Firma
- ggf. noch weitere Informationen
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge der Kommunikation übermittelt werden, sind:
- bei allgemeinen Anfragen oder Direktwerbung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
- bei Kommunikation hinsichtlich eines Vertragsabschlusses oder der Vertragsbearbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b
- wenn Sie uns eine Einwilligung erteilt haben Art. 6 Abs. 1 lit. a
Zweck der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung der übermittelten personenbezogenen Daten dient uns zur Bearbeitung einer Anfrage, zur Bereitstellung von Information oder zur Klärung von Fragen, die sich auf einen Vertrag beziehen.
Die sonstigen während des Absende-/ Empfangsvorgangs von E-Mail verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen dazu, einen Missbrauch zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen.
Dauer der Speicherung
Die übermittelten Daten werden in Abhängigkeit vom Zweck in unserem Bestandssystem gespeichert oder gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, d. h. wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist und der Löschung nicht eine potenziell mögliche erneute Kontaktaufnahme oder gesetzliche Gründe (Aufbewahrungsfristen, Nachweisbarkeit) entgegenstehen.
Sofern Sie Widerspruch gegen die weitere Verarbeitung Ihrer Kontaktdaten einlegen, werden diese Daten umgehend gelöscht.
Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, der Verarbeitung und Speicherung ihrer personenbezogenen geschäftlichen Kontaktdaten zu widersprechen.
Insbesondere haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung ihrer Daten zum Zwecke der Direktwerbung. Der Widerspruch ist per Post, Telefax oder E-Mail möglich.
Sofern Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung ihrer Kontaktdaten erteilt haben, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, ihre Einwilligung zur Verarbeitung zu widerrufen.
In beiden Fällen werden alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktverwaltung gespeichert wurden, gelöscht, sofern dem nicht gesetzliche Gründe (Aufbewahrungsfristen, Nachweisbarkeit) entgegenstehen. In letzterem Fall erfolgt eine Sperrung der Daten.
Im Falle der Löschung oder Sperrung kann eine bestehende Konversation nicht mehr per E-Mail oder Telefon fortgeführt werden bzw. eine zukünftige Kontaktaufnahme nicht erfolgen.